Enhorabuena si habéis decidido celebrar la boda y el banquete en una finca. Es cierto que suele salir algo más caro (sobre todo si no es una finca propiedad de un restaurante y tenéis que contratar el alquiler de la finca por un lado y los servicios del catering por otro), pero si os sale un buen día, son perfectas para que la gente disfrute al aire libre. Dentro, la fiesta, el alboroto; y fuera, grandes jardines para pasear, para tomar algo mientras se charla tranquilamente…
Si además del banquete vais a celebrar allí vuestra boda, a la hora de elegir una finca, una de las preguntas fundamentales es si efectivamente podéis celebrar allí la ceremonia (lo más lógico es que sea así) y si ellos os pueden recomendar un oficiante, si es que no lo tenéis vosotros aún.
Normalmente, la finca os pondrá todas las facilidades, pero también puede haber algunas que os pongan ligeros problemas: como que si vais a celebrar allí la boda, debería ser un viernes o un domingo… Si os ponen pegas como ésta y vosotros queréis que sea un sábado, no tenéis más que seguir buscando. Vuestra boda va a ser como y cuando vosotros queráis.
Si la ceremonia y el banquete se celebran en el mismo lugar, todo es bastante más sencillo y cómodo, para los invitados y para los propios novios, ya que no hay que moverse con los coches de un lado a otro. Y ese día, cuanto menos se tenga que utilizar el coche (normalmente se bebe un poquito más de la cuenta), mucho mejor. De hecho, algo que os recomiendo es que pongáis autobuses para los invitados: os lo agradecerán y vosotros también os quedaréis más tranquilos.
Elaborad un guión para la celebración (a qué hora empieza la ceremonia, el cóctel, el banquete, el baile, la barra libre, el final de fiesta…) y pasádselo a todas las empresas que contratéis para ese día: restaurante, fotógrafos, vídeo, floristas, finca… Para que todos conozcan a la perfección cuáles son los horarios y se puedan adaptar perfectamente a ellos.
Como podéis comprobar, algunas de las preguntas son comunes para la finca y para el restaurante. Este cuestionario está pensado para aquéllos que contratéis por separado la finca y el catering. En el caso de que los dueños de la finca sean los mismos del catering, tomad como referencia el cuestionario para restaurantes y añadid las que consideréis oportuno de este otro.
FORMA DE PAGO
1. ¿Hay que dar alguna señal? ¿A cuánto asciende ésta? ¿En qué momento hay que pagarla, en la firma del contrato?
2. ¿Qué parte de la factura hay que pagar antes de la boda o se pagará todo después del gran día? En el caso de que haya que adelantar una parte del importe total, ¿exactamente cuándo han de hacerse los pagos: una semana antes y el lunes siguiente a la fiesta?
3. ¿Se paga una cantidad X seas cual sea el número de invitados, se paga por número de invitados o por una combinación de ambas? (Para que me entendáis bien, os pongo un caso que suele darse: una finca os puede pedir 30 euros por invitado por el alquiler de la finca, pero estipulando que no pagaréis menos de 3.000 euros por ese día de alquiler. Eso supone que pagaríais 3.000 euros ya tengáis 100 invitados -justo serían los 3.000 euros- o 70 -porque el mínimo son los 3.000 euros-. Si fueran 200 euros, pagaríais 6.000 euros, 30 euros por invitado… Aclarad bien este punto con la finca. No os asustéis, los 30 euros los he puesto para que las cuentas fueran más redondas, el alquiler de la finca os puede salir por unos 20 euros).
4. ¿Qué estipula el contrato respecto a que alguna de las partes (la finca o los novios) finalmente no pudieran seguir adelante?
LOS SALONES
1. ¿La finca tiene varios salones para la celebración de varias bodas al mismo tiempo o la alquilamos toda entera sólo para nuestros invitados?
2. Si todos los días se celebran varias bodas, ¿cuántos salones tienen y de qué capacidad son? ¿Cuál es el precio de cada uno? ¿Qué espacio de jardín corresponde a cada salón?
3. Si hay cóctel previo al banquete, ¿en qué lugar se organiza?
LAS MESAS
1. ¿Quién se encarga de poner la mantelería/cubertería/cristalería: la finca o el catering? ¿Hay diferentes colores y tipos disponibles para que podamos elegirlas nosotros a nuestro gusto?
2. Para la distribución de nuestros invitados en las mesas, necesitamos saber los diferentes tamaños que nos ofrecen. Que os confirmen que, por ejemplo, si son mesas de 8 se puede poner hasta a 9 personas sin problemas (eso nos ayudará bastante a la hora de organizar a la gente).
LAS FLORES (normalmente es cosa del catering)
1. ¿Quién se encarga de poner los centros de mesa?
2. ¿A qué floristería y cuándo debo ir para elegirlos?
3. ¿De qué precio son los que me cubre la finca?
4. Si me gustan más otros más caros, ¿puedo elegirlos y simplemente pagar la diferencia?
DECORACIÓN
1. ¿Con qué elementos decorativos cuenta la finca? Alumbrado general, antorchas, velas, sofás, mesas y sillas en los jardines, lagos, fuentes…
BEBIDAS Y BARRA LIBRE
1. ¿Existe la posibilidad de que nosotros mismos organicemos la barra libre comprando las bebidas?
2. En ese caso, ¿hay alguna cámara de hielo en el lugar donde la vamos a montar?
3. ¿A qué hora debemos dar por terminada la fiesta?
PREPARATIVOS BODA CIVIL
1. ¿Se puede celebrar una boda en la finca?
2. Hablar de las fechas y horas que a nosotros nos convienen (algunos os pueden decir que tiene que ser un viernes o un domingo, o la hora que nos propongan puede no convencernos).
3. ¿Cuál es el precio de la ceremonia y qué incluye? Adornos florales, sillas forradas de blanco, la alfombra roja, el sistema de megafonía (es importante que haya un micrófono para que todo se escuche perfectamente), la banqueta para los novios (yo os recomendaría no ponerla, porque no hará más que molestaros: aguantad la ceremonia de pie).
4. ¿Conocen a alguien que pueda oficiar la ceremonia? (Si es así, que nos faciliten su teléfono para ponernos en contacto con él/ella y así concretar el guión de la ceremonia).
5. ¿Tenemos que ir antes (o después) a un juzgado o ayuntamiento a casarnos o la ceremonia que celebraremos en la finca es la real?
6. ¿Cuánto cobra el oficiante? ¿Está incluido en el precio que la finca nos cobrará por organizarnos la boda civil?
7. ¿Dónde se celebra la ceremonia? ¿Existe algún salón habilitado para ello, una pérgola o algo similar?
8. ¿Cuántas sillas ponen para los invitados a la ceremonia?
9. ¿La finca se encarga de poner una mesa rectangular y un mantel para la ceremonia?
10. Si aún no lo tenemos y nos interesa, ¿conoce la finca algún cuarteto de cuerda que pueda tocar en nuestra boda?
11. ¿Se puede tirar arroz o pétalos de rosa?
SERVICIOS ADICIONALES
1. Disco-móvil, fotógrafo, cuidadoras para que se sienten en las mesas de los niños y les den la comida y los entretengan, animadores para los más pequeños, servicio de autobuses para los invitados… Normalmente son del catering.
2. ¿La finca dispone de habitaciones para alquilar a los invitados esa noche? ¿Cuántas habitaciones hay?
3. ¿Hay una habitación para los novios? ¿Es también para dormir o sólo para que se vistan allí y metan cosas que necesiten? En un momento dado, ¿la podría utilizar algún invitado para descansar si así lo disponen los novios?
4. ¿Cuántos baños tiene? ¿Hay alguno especial para los novios? (Normalmente, las novias necesitamos un baño más grande y de uso personal dados los ropajes que llevamos).
5. ¿Existe un proyector o algo similar si quisiéramos poner un DVD con un vídeo o fotos de los novios o de nuestros familiares?
6. ¿Tienen un equipo de música por si no queremos contratar un DJ y decidimos que un amigo sea el encargado de pinchar los discos?
7. ¿En estos momentos hay obras en la finca o están previstas? ¿En qué consisten? ¿Cuándo finalizarán? (Si hay obras, no estaría de más que la finca se comprometiera, por escrito, en el contrato, a que estén concluidas en vuestra boda; y si son importantes y no están finalizadas, que os compensen económicamente por ello).
CÓMO LLEGAR
1. ¿Tienen una página web o directamente un plano de cómo llegar para que le hagamos fotocopias y se lo pasemos a nuestros invitados?
2. ¿Cuál es la capacidad del aparcamiento?
3. ¿El aparcamiento está perfectamente habilitado para los autobuses?
4. Por si fuera necesario, ¿por cuánto aproximadamente le saldría a un invitado contratar los servicios de un taxi?
